In breve

I modelli di autorizzazioni si applicano ai documenti (Richiesta d’offerta, Richiesta d’acquisto, DDT e Contratti), agli ODM e agli Interventi.
Tramite un modello è possibile configurare:

• quali stati può assumere un documento
• le autorizzazioni ai passaggi da uno stato ad un altro
• cosa può fare un utente o un gruppo (modifica, elimina, allega…) in relazione allo stato assunto dal documento
• l’invio di un email (promemoria) in relazione allo stato assunto dal documento.

Agendo sulla gestione dei Modelli di autorizzazione puoi decidere chi può far cosa su un documento e allo stesso tempo mandare degli avvisi via e-mail.
C’è la possibilità di poter creare un modello per ogni tipo di ODM: si può quindi creare un modello per degli ODM specifici (es: Guasto) che avrà priorità sul modello predefinito per tutti i tipi di ODM.

Nel dettaglio

Documenti

Per prima cosa è necessario definire i documenti.
Da UTILITY -> DOCUMENTI -> DOCUMENTI puoi trovare o creare i codici documento divisi per genere.

Ad un documento puoi associare un modello di autorizzazione (vedi paragrafo Modelli e Tipi ODM).
Nel campo Report Associato puoi indicare il nome esatto del report senza l’estensione del file (lasciando il campo vuoto il documento rimane associato alla stampa standard).
Inoltre, puoi associare un Codice Promemoria in cui si definiscono l’oggetto, il testo del messaggio e l’elenco dei destinatari (lista di distribuzione, fornitore) a cui inviare il documento via mail.
Potrai anche abbinare il documento ad un magazzino specifico.

Anche se non presenti nel gestionale dei documenti anche ODM e Interventi vengono considerati tali.

Stati Documenti

UTILITY -> DOCUMENTI -> STATI DOCUMENTI
Qui puoi trovare e personalizzare gli stati per ogni genere di documento.

Solo per il tipo Documento ODM non vengono utilizzati questi stati bensì  gli stati ODM che puoi trovare in ARCHIVI->ABBINATI AGLI ODM->STATI ODM.

Tipi di Azioni

Per “azione” si intende un cambio da uno stato ad un altro di un documento.
Tramite questa videata puoi definire per ogni azione qual è lo stato di partenza del documento e qual è quello finale.
Nella codifica di un azione consigliamo di utilizzare dei codici parlanti in modo tale da poterla individuare e selezionare facilmente nella sequenza di azioni del modello di autorizzazione.
In questo caso, per il codice azione sono state utilizzate 4 cifre, le prime 2 si riferiscono al codice dello stato di partenza con uno “0” davanti
(00) e le altre 2 al codice dello stato finale, sempre con uno “0” davanti (06).

Modelli di Autorizzazioni

UTILITY -> DOCUMENTI -> MODELLI DI AUTORIZZAZIONI
Tramite questa utility è possibile creare vari modelli di autorizzazioni per ciascun codice di Documento. Ciascun di questi ha un modello di autorizzazione predefinito che si può modificare oppure se ne possono aggiungere di nuovi che potranno essere associati ai vari codici documento o tipi ODM.
Qui di seguito, il modello predefinito per gli ODM.
Nel tab Sequenza Azioni puoi specificare come passare da uno stato ad un altro e gli utenti o i gruppi autorizzati a determinare i vari cambi di stato.

Dal tab Abilitazioni, in riferimento a ciascuno stato in cui potrebbe trovarsi un documento (Attivo, Annullato, Chiuso, Autorizzato…),  puoi definire per ogni utente (o gruppi utente) come può operare nella videata in base allo stato assunto dal documento (ad esempio la possibilità o meno di modificare il documento).

Dalla tab Promemoria è possibile definire in base al cambiamento di stato del documento il codice Promemoria da utilizzare per l’invio delle mail per ciascun utente.
Nei promemoria è possibile definire la lista di distribuzione che riceverà le mail nel momento in cui un ODM cambia stato.
E’ anche possibile scegliere di allegare il PDF dell’ODM per il quale si sta inviando l’avviso.

Modelli e Tipi di ODM

Come già accennato, puoi creare specifici modelli di autorizzazione per gli ODM da abbinare ai Tipi di ODM.
Per prima cosa configura il modello di autorizzazione ODM in base alle tue necessita.
Ti consigliamo di partire sempre duplicando il modello predefinito, assegni un nuovo codice e poi modifichi azioni, abilitazioni e promemoria come preferisci.

Ora vai in ARCHIVI -> ABBINATI AGLI ODM -> TIPI DI ODM.
Apri il tipo di ODM al quale vuoi modificare il modello e nel campo “Modello Autoriz” inserisci il codice del modello precedentemente creato.